Vier tips om te bellen als een baas

Bang zijn om iemand te bellen is door deze vier tips verleden tijd. Angst om te bellen is namelijk iets waar je zo snel mogelijk van af wil. Bijna iedereen moet namelijk wel bellen voor haar of zijn werk. Wanneer je dan toch belt, wil je ook niet als een klungel klinken. Ook ik liep vroeger tegen een drempel aan. Nu is bellen voor mij de normaalste zaak van de wereld en heb ik er zelfs lol in. Hoe ik uiteindelijk plezier kreeg in bellen? Lees gauw verder voor vier essentiële tips om te bellen als een baas.

Mijn eerste zakelijke belletje was tijdens mijn opleiding Journalistiek. Ik kan het mij nog goed herinneren. Als eerstejaars had ik geen ervaring, maar ik werd gelijk in het diepe gegooid. Er was ergens een rioolleiding geknapt en ik kreeg de opdracht om daar een nieuwsbericht over te tikken.Tja, dan moet je als ‘broekie’ een bron gaan benaderen. Met trillende stem was ik aan het telefoneren en degene aan de andere kant van de lijn deed lacherig. Een flinke domper, maar ik gaf niet op.  Door veel te blijven oefenen, is het mij uiteindelijk gelukt om plezier te beleven aan het hebben van een telefonisch gesprek.

Tip 1. Laat iemand meeluisteren tijdens het bellen

Het luisteren naar mijn eigen telefoongesprekken heeft mij ontzettend geholpen. Ik hoorde zelf hoe ik klonk en dat liet mij af en toe schrikken. Mij viel op dat ik een hele zachte stem had, hakkelde en daardoor wat twijfelachtig kon klinken. Een collega tijdens een van mijn stages zei zelfs dat het ongeïnteresseerd kon overkomen. Dat was even een klap, want ik was juist geïnteresseerd in de boodschap van de persoon aan de andere kant van de lijn. Door het telefoneren te oefenen, klonk ik na een tijd veel zelfverzekerder.

Ook als je geen opleiding Journalistiek volgt, kun je heel goed op je stem letten. Laat bijvoorbeeld eens een collega of familielid meeluisteren terwijl je belt. Klink je zelfverzekerd en heb je een duidelijke, krachtige stem? Top, want dan zit dat gedeelte wel snor. Klink je twijfelachtig en praat je met heel veel onderbrekingen? Vraag jezelf dan af of je wel goed weet wat je wil bespreken aan de telefoon. Wanneer je overtuigd bent van je eigen zaak, klink je krachtiger.

Tip 2. Let op je houding tijdens het bellen

met veel oefening klink je uiteindelijk een stuk krachtiger. Je hebt de tips van collega’s of familieleden opgevolgd. Heel goed. Nu is het de tijd om echt de nadruk te leggen op je houding. Wanneer jij onderuitgezakt op je stoel zit, begin je een telefoongesprek gesloten en de ontvanger voelt dit. Dit hoorde ik zelf vaak. Ongemerkt heb je dan de kans dat je ongeïnteresseerd gaat praten.   Tja, dan klink je ook vermoeid aan de telefoon.

Ik werd aangesproken op mijn houding en sinds die tijd zit ik rechtop. Verder let ik op mijn gezichtsuitdrukking. Huh, je ziet elkaar toch niet? Nou, Ik begin het gesprek met een glimlach. Zo start je gelijk vrolijk aan het gesprek en is de kans groter dat degene aan de andere kant jou serieus neemt. Bel je vanuit de auto? Je moet je afvragen of elk telefoongesprek daar geschikt voor is. Als jij vol gefocust moet zijn voor een zakelijk gesprek is het beter om dit op kantoor te doen. Een telefoongesprek moet geen ‘tussendoortje’ zijn.

Tip 3. Weet precies wat je wil zeggen als je aan het bellen bent

Stel je voor dat je een nieuwe klant aan je wil binden. Voorbereiding is belangrijk. Je moet precies weten wat je wilt zeggen. Ook op eventuele vragen moet je voorbereid zijn. Vraag jezelf daarom af wat je zou kunnen verwachten. Dan sta je nooit met je mond vol tanden. Je kunt het telefoongesprek al oefenen. Op het moment dat het dan echt moet gebeuren, ben je zeker van je zaak. Als je dan ook nog een positieve reactie ontvangt van bijvoorbeeld een potentiële klant, geeft dat een geweldige boost. Een telefoongesprek wordt dan ‘een spelletje’ waar je lol in begint te krijgen.

 

Tip 4. Laat je angst los tijdens het bellen

Van veel mensen hoor ik dat ze bang zijn voor de reactie van degene die ze bellen. Wordt er bijvoorbeeld wel positief gereageerd op een zakelijk voorstel? Of vinden ze het irritant dat je ze belt? Vooral die laatste hoor ik vaak. Stel je voor dat jij je goed hebt voorbereid op een telefoongesprek, maar degene die je belt reageert bot of hangt zelfs op. Nou, dat is dan het ergste wat er kan gebeuren. Houd jezelf voor dat de wereld niet vergaat. Zelf ben ik ook weleens uitgescholden, want iemand had geen zin om antwoord te geven op mijn vragen.  Dat zegt meer over die persoon dan over jezelf. Je hebt je best gedaan. Niet iedereen hoeft altijd te juichen als je belt. Dat hoort nou eenmaal bij telefoneren.

Leuk, maar hoezo haal jij nu plezier uit een
telefoongesprek?

Zelf heb ik veel gehad aan de vier bovenstaande punten. Bij mijn werk is bellen dagelijkse kost. Ik houd bijvoorbeeld regelmatig telefonische interviews. Tijdens zo’n gesprek is het belangrijk om een band op te bouwen met de persoon die ik interview. Ik stel vragen en ben nieuwsgierig. Wanneer de geïnterviewde dan openhartig praat, haal ik daar ontzettend veel plezier uit. Ook probeer ik een gesprek luchtig te houden. Vaak moet ik mensen meerdere keren bellen in dezelfde week. Dan bouw je automatisch al een band op en word je niet snel negatief aangesproken.

Als jij compleet ander werk doet, kun je ook zeker plezier uit een telefoongesprek halen. Als je een klus binnensleept of iemand reageert enthousiast op jouw verhaal, hoor je daar energie van te krijgen. Dan ga je er lol in krijgen. Je krijgt dan ook een stukje vertrouwen, want jouw manier van communiceren werkt blijkbaar! Natuurlijk kan het gebeuren dat iemand je een keer negatief aanspreekt op jouw manier van bellen. Dit is mij in het begin vaak zat overkomen. De kunst is dan om de tips ten harte te nemen. Niet altijd leuk, maar wel noodzakelijk. Op een gegeven moment ben je dan zo zeker van je zaak dat de angst wegvloeit. Zo word jij de baas over jouw telefoongesprek.

Behoefte aan meer tips om te bellen als een baas of heb je een andere vraag? Neem dan contact met mij op via onderstaand formulier.